Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KAIWERK UG (haftungsbeschränkt)
Zur Alten Wassermühle 44A
50259 Pulheim
Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer Tim Bedburdick und Mark Pschack
E-Mail: kontakt@kaiwerk.de

2. Unsere datenschutzrechtlichen Rollen

KAIWERK verarbeitet personenbezogene Daten in unterschiedlichen Rollen. Maßgeblich ist, wer Zweck und Mittel der jeweiligen Verarbeitung bestimmt.

• Eigene Verantwortung: Für den Betrieb dieser Website, Website- und Vertriebsanfragen, die Anbahnung und Durchführung eigener Geschäftsbeziehungen sowie unsere eigene Geschäftskommunikation ist KAIWERK regelmäßig Verantwortlicher.
• Auftragsverarbeitung für Kunden: Schadenfall- und Kommunikationsdaten verarbeiten wir regelmäßig im Auftrag einer Hausverwaltung oder eines anderen Kunden. Der jeweilige Kunde bleibt Verantwortlicher und bestimmt Zwecke, zulässige Nutzung sowie den Umgang mit Betroffenenrechten. KAIWERK verarbeitet diese Daten nach den vereinbarten Weisungen.

Welche Rolle im Einzelfall gilt, hängt vom konkreten Prozess und der jeweiligen Kundenbeziehung ab.

3. Website und eigene Geschäftsdaten

Beim Aufruf dieser Website fallen technische Zugriffsdaten an. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem gehören. Wir verarbeiten diese Daten, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen.

Wenn Sie über den E-Mail-Link auf unserer Website oder auf anderem Weg geschäftlich Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu gehören insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Inhalt der Anfrage und die weitere Kommunikation. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer geordneten Geschäftskommunikation. Die in das Fragenformular eingegebenen Angaben werden nicht über unsere Website versendet oder gespeichert, sondern ausschließlich in Ihrer E-Mail-App vorbereitet. Bei Nutzung der externen Terminbuchung werden die dort eingegebenen Angaben direkt über Google Calendar verarbeitet.

4. Schadenfall- und Kommunikationsdaten im Kundenauftrag

Im Rahmen des operativen Schadenmanagements kann KAIWERK im Auftrag des jeweiligen Kunden Daten von Mietern, Eigentümern, Mitarbeitern und Dienstleistern verarbeiten. Dazu können Kontaktdaten, Objekt- und Einheitsbezug, Schadenbeschreibung, Nachrichten, Medien, Terminangaben, Bearbeitungsstatus, Entscheidungen und der dokumentierte Vorgangsverlauf gehören.

Der Kunde legt fest, für welche Zwecke diese Daten verarbeitet werden und welche Rechtsgrundlage gilt. KAIWERK verwendet die Daten zur Durchführung des beauftragten Prozesses, etwa zur Aufnahme und Einordnung einer Meldung, zur Koordination von Dienstleistern, zur Statuskommunikation und zur Dokumentation des Vorgangs.

5. KAIWERK WhatsApp-Integration (Kaiwerk WA) und Meta

Die KAIWERK WhatsApp-Integration (Kaiwerk WA) bindet die WhatsApp Business Platform von Meta in vereinbarte Kommunikationsabläufe ein. Dabei können WhatsApp-Nummer, WhatsApp-Konto-IDs und Unternehmens-IDs, Konfiguration, Nachrichten, Medien sowie Statusdaten zu Versand, Zustellung und Bearbeitung verarbeitet werden.

Nachrichten und zugehörige Metadaten werden bei Nutzung des Kanals über die WhatsApp Business Platform übertragen. Meta verarbeitet dabei Daten im Rahmen der Bereitstellung seiner Dienste. Für Verarbeitungen, bei denen Meta selbst Zwecke und Mittel bestimmt, gelten die Datenschutzinformationen und Betroffenenwege von Meta.

Bei Schadenfall- und Kommunikationsdaten handelt KAIWERK regelmäßig im Auftrag des jeweiligen Kunden. Für eigene Einrichtungs-, Vertrags- und Supportdaten kann KAIWERK selbst Verantwortlicher sein.

Eine Trennung der KAIWERK WhatsApp-Integration (Kaiwerk WA) oder eine Löschung bei KAIWERK löst keine Löschung von Daten bei Meta aus. Hinweise zum Löschantrag finden Sie unter Datenlöschung.

6. Infrastruktur und eingesetzte Anbieter

Wir setzen je nach Prozess folgende Infrastruktur und Dienste ein:

• Cloudflare: Die öffentliche Website wird über Cloudflare bereitgestellt. Cloudflare betreibt ein globales Netzwerk, sodass die Auslieferung nicht auf Deutschland beschränkt ist.
• Hetzner: Produktportal, n8n und PostgreSQL werden auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland betrieben.
• Meta: Die WhatsApp Business Platform transportiert WhatsApp-Nachrichten, Medien und Statusdaten.
• OpenAI: Soweit im jeweiligen Kundenprozess aktiviert, nutzen wir OpenAI für die Klassifizierung von Meldungen und die Prüfung übermittelter Bilder. Welche Inhalte verarbeitet werden, hängt vom vereinbarten Prozess ab.
• Google Workspace: Google Workspace wird für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation und Google Calendar für die externe Terminbuchung genutzt.
• Close CRM: Close CRM nutzen wir ausschließlich für Website- und Vertriebsleads, nicht für Schadenfall- oder Mieterkommunikation im Kundenauftrag.

Aufgrund der Beteiligung von Cloudflare, Meta und weiteren je nach Prozess aktivierten Anbietern verbleiben nicht sämtliche Daten ausschließlich in Deutschland.

7. Cookies, lokale Schrift und externe Links

Die öffentliche Website verwendet keine Tracking-Cookies und kein Webanalyse- oder Re-Targeting-System. Die Schrift Inter wird lokal von der Website ausgeliefert.

Die Website enthält Links zu externen Diensten, insbesondere Google Calendar, LinkedIn und Ihrem lokal eingerichteten E-Mail-Programm. Wenn Sie einen solchen Link aufrufen, wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter beziehungsweise Programm hergestellt. Für die dortige Verarbeitung gelten die Informationen des jeweiligen Anbieters.

8. Speicherdauer und Löschung

Daten in eigener Verantwortung speichern wir nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Eine längere Speicherung kann erforderlich sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Daten, die KAIWERK im Auftrag eines Kunden verarbeitet, werden nach den Weisungen und vereinbarten Vorgaben des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben. Für Datenbestände bei Meta und anderen eigenständig Verantwortlichen gelten deren jeweilige Löschwege.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

Für Daten in eigener Verantwortung von KAIWERK wenden Sie sich an kontakt@kaiwerk.de. Betrifft der Antrag einen Schadenfall oder eine Kundenkommunikation, können Sie sich auch direkt an die zuständige Hausverwaltung oder den sonstigen Verantwortlichen wenden. Geht ein solcher Antrag bei uns ein, leiten wir ihn an den Verantwortlichen weiter und unterstützen die Bearbeitung.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Den Ablauf für Löschanträge erläutert die Seite Datenlöschung.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, eingesetzte Dienste oder Verarbeitungsabläufe ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.